Trong công tác quản lý khách hàng ngành nước, một lần ghi sai chỉ số có thể kéo theo nhiều vấn đề phía sau từ dữ liệu tiêu thụ, tính hóa đơn đến khâu kiểm tra và đối soát. Vì vậy, kiểm soát việc ghi số theo nguyên tắc “đúng lịch, đúng chỉ số, đúng tiêu thụ” là một trong những cách giúp đơn vị cấp nước duy trì dữ liệu chính xác và hạn chế những sai lệch khó nhận biết trong quá trình quản lý.

Thực tế, Công ty Cổ phần Cấp nước Gia Định cũng áp dụng nguyên tắc “Đúng lịch, đúng chỉ số, đúng tiêu thụ” trong công tác kiểm tra, kiểm soát ghi chỉ số đồng thời yêu cầu hình ảnh hiện trường được ghi nhận đầy đủ. Đây là một ví dụ cho thấy quản lý dữ liệu ghi số ngày càng cần được kiểm soát ngay từ thời điểm nhân viên làm việc tại hiện trường.

Vậy với sự phát triển hiện nay, công nghệ AI có thể hỗ trợ ba yêu cầu này như thế nào? Cùng EOV Solutions tìm hiểu thông tin chi tiết ngay dưới đây!

1. Vì sao “đúng lịch, đúng chỉ số, đúng tiêu thụ” lại quan trọng?

Dữ liệu ghi chỉ số là cơ sở để đơn vị cấp nước tính lượng nước tiêu thụ và thực hiện các công việc tiếp theo như lập hóa đơn, kiểm tra hay xác minh những trường hợp bất thường. Vì vậy, chỉ cần dữ liệu ban đầu có sai lệch, các bước xử lý phía sau cũng có thể bị ảnh hưởng.

Trong bài viết về giảm thất thoát nước vô hình, Cấp nước Gia Định đề cập đến nhiều nguyên nhân xuất phát từ nghiệp vụ kinh doanh, trong đó có tình trạng nhân viên ghi số chưa đúng lịch, ghi nhầm số. Bên cạnh đó còn có các yếu tố như sai số đồng hồ, mã hóa dữ liệu hoặc áp giá chưa phù hợp.

Vì thế, 3 yếu tố trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:

• Đúng lịch giúp chỉ số được ghi nhận theo đúng chu kỳ đã quy định.
• Đúng chỉ số đảm bảo dữ liệu được nhập vào hệ thống phản ánh đúng con số thực tế trên đồng hồ.
• Đúng tiêu thụ giúp đơn vị kiểm soát sản lượng giữa các kỳ, phát hiện những trường hợp cần kiểm tra như tiêu thụ tăng giảm bất thường hoặc bằng 0.

Do đó, muốn kiểm soát tốt cả ba, doanh nghiệp cần không chỉ quản lý quy trình mà còn nâng cao chất lượng dữ liệu ngay từ hiện trường.

2. Đúng lịch: Kiểm soát thời điểm ghi số

“Đúng lịch” là yêu cầu đầu tiên trong quy trình ghi chỉ số. Đơn vị cấp nước cần quản lý rõ danh sách khách hàng, tuyến ghi số và thời gian thực hiện để nhân viên đi đúng tuyến, đúng chu kỳ và hạn chế tình trạng ghi thiếu hoặc ghi lệch kỳ.

Để kiểm soát công việc này, nhiều đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc phân tuyến, giao lịch và theo dõi tiến độ ghi số. Hệ thống có thể quy định thời gian tạo dữ liệu, phân công khu vực cho từng nhân viên và ghi nhận trạng thái thực hiện, từ đó giúp bộ phận quản lý dễ theo dõi hơn so với việc kiểm soát hoàn toàn bằng thủ công.

Tuy nhiên, việc “đúng lịch” không dừng lại ở khâu phân công. Dữ liệu ghi số cũng cần được gắn với đúng khách hàng, đúng vị trí và đúng thời điểm thực tế. Đây là cơ sở để đơn vị kiểm tra lại khi phát sinh chênh lệch hoặc những trường hợp có mức tiêu thụ bất thường.

3. Đúng chỉ số: Giảm rủi ro từ thao tác “mắt nhìn, tay nhập”

Nếu “đúng lịch” giúp kiểm soát khi nào ghi số thì “đúng chỉ số” lại liên quan trực tiếp đến cách dữ liệu được thu thập tại hiện trường.

Với cách ghi truyền thống, nhân viên cần quan sát dãy số trên mặt đồng hồ, sau đó nhập lại kết quả vào ứng dụng. Khi phải thực hiện liên tục trên số lượng lớn đồng hồ, những lỗi như nhìn nhầm chữ số, nhập thiếu hoặc nhập sai vẫn có thể xảy ra. Đặc biệt khi đồng hồ cũ, mặt số khó quan sát hoặc điều kiện ánh sáng tại hiện trường không thuận lợi.

Hiện nay, công nghệ AI có thể hỗ trợ giảm bớt thao tác nhập thủ công, giúp dữ liệu đầu vào chính xác và tối ưu hơn. Quy trình cơ bản là:

Đưa camera vào đồng hồ → AI xác định vùng số → OCR đọc chỉ số → kết quả tự động hiển thị → nhân viên kiểm tra và xác nhận.

Thay vì nhập lại từng chữ số, nhân viên chuyển sang kiểm tra kết quả do AI nhận diện.

Một hướng triển khai là tích hợp công nghệ AI OCR trực tiếp vào ứng dụng ghi số mà doanh nghiệp đang sử dụng. Chẳng hạn, EOV Water Meter OCR SDK được thiết kế dưới dạng SDK để tích hợp vào ứng dụng hiện có. Khi đó, quy trình làm việc của nhân viên vẫn có thể giữ nguyên các bước như nhận tuyến, đến điểm ghi số và mở thông tin khách hàng; AI được bổ sung vào bước đọc chỉ số để hỗ trợ nhận diện.

4. Đúng tiêu thụ: Không dừng lại ở việc đọc đúng một con số

Ghi đúng chỉ số là điều kiện cần, nhưng để dữ liệu thực sự có giá trị cho công tác quản lý, đơn vị cấp nước còn cần biết chỉ số đó có phù hợp với tình hình sử dụng nước của khách hàng hay không. Một con số được đọc chính xác vẫn có thể trở thành dữ liệu bất thường nếu chênh lệch quá lớn so với các kỳ trước.

Vì vậy, sau khi ghi nhận chỉ số, hệ thống có thể đối chiếu dữ liệu hiện tại với lịch sử sử dụng để phát hiện những trường hợp cần kiểm tra thêm. Chẳng hạn, một hộ gia đình vốn có mức tiêu thụ tương đối ổn định nhưng đột ngột tăng cao có thể được đưa vào danh sách cần xác minh. Ngược lại, mức tiêu thụ giảm mạnh cũng có thể là dấu hiệu để kiểm tra lại chỉ số hoặc tình trạng đồng hồ.

Như vậy, “đúng tiêu thụ” là bước kiểm soát ở phía sau việc ghi chỉ số: số đọc cần đúng, dữ liệu cần được đối chiếu và những trường hợp bất thường cần có cơ sở để xác minh. Khi ba khâu đúng lịch – đúng chỉ số – đúng tiêu thụ được kết nối trong cùng một quy trình, dữ liệu ghi số sẽ có giá trị hơn cho công tác lập hóa đơn, chăm sóc khách hàng và kiểm soát thất thoát nước vô hình. 

5. Hình ảnh hiện trường giúp việc kiểm tra có căn cứ hơn

Trong công tác ghi chỉ số, việc lưu lại hình ảnh đồng hồ tại thời điểm ghi nhận giúp đơn vị có thêm cơ sở để kiểm tra khi cần. Thay vì chỉ có một con số trên hệ thống, cán bộ quản lý có thể đối chiếu lại hình ảnh thực tế được chụp tại hiện trường.

Hầu hết các đơn vị cấp nước đặt yêu cầu tỷ lệ hình chụp tại hiện trường đạt 100% trong công tác kiểm tra, kiểm soát ghi chỉ số. Đây cũng là cơ sở để thấy vai trò của hình ảnh minh chứng trong quy trình ghi số: không chỉ phục vụ việc ghi nhận ban đầu mà còn có thể được sử dụng khi cần kiểm tra hoặc đối soát dữ liệu.

Khi kết hợp OCR vào quy trình, thông tin thu thập tại hiện trường có thể được lưu theo một bộ dữ liệu gồm hình ảnh mặt đồng hồ, chỉ số được nhận diện, thông tin khách hàng và thời điểm ghi nhận. Các dữ liệu này đi cùng nhau giúp việc truy lại thông tin thuận tiện hơn.

Ví dụ, khi phát sinh chênh lệch chỉ số hoặc khách hàng thắc mắc về lượng nước tiêu thụ, cán bộ quản lý có thể mở lại hình ảnh tại kỳ ghi tương ứng để đối chiếu với kết quả đã nhập trên hệ thống. Nhờ đó, quá trình kiểm tra có thêm căn cứ trực quan thay vì chỉ dựa vào dữ liệu số.

Với EOV Water Meter OCR SDK, hình ảnh đồng hồ có thể được lưu kèm kết quả nhận diện trong quy trình tích hợp. Cách làm này giúp đơn vị vừa khai thác AI để hỗ trợ đọc chỉ số, vừa duy trì dữ liệu hình ảnh cần thiết cho việc kiểm tra và đối soát về sau.

Xem thêm: Chuẩn hóa dữ liệu ghi số nước: Bước đầu tiên để chuyển đổi số thành công

6. EOV Water Meter OCR SDK hỗ trợ chuẩn hóa bước ghi chỉ số như thế nào?

EOV Water Meter OCR SDK có thể tích hợp trực tiếp vào ứng dụng ghi số hiện có, giúp chuẩn hóa bước đọc và ghi nhận chỉ số mà không cần thay đổi toàn bộ quy trình. Nhân viên có thể thực hiện theo một luồng thống nhất:

• Đến đúng điểm ghi số theo tuyến được phân công.
• Chụp hình đồng hồ bằng điện thoại.
• AI tự nhận diện chỉ số từ hình ảnh.
• Lưu hình ảnh và kết quả nhận diện, có thể đồng bộ cùng dữ liệu khách hàng.
• Nhân viên kiểm tra, xác nhận trước khi hoàn tất.

Cách làm này giúp hạn chế sự khác biệt trong thao tác ghi số giữa các nhân viên, đồng thời tạo ra dữ liệu có cấu trúc và dễ kiểm tra hơn. SDK hoạt động Offline trên thiết bị, phù hợp với những khu vực có kết nối Internet không ổn định, trong khi quy trình tổng thể vẫn có thể vận hành theo hệ thống mà đơn vị đang sử dụng.

Liên hệ EOV Solutions để trải nghiệm EOV Water Meter OCR SDK trên dữ liệu đồng hồ thực tế và đánh giá khả năng tích hợp AI vào ứng dụng ghi chỉ số hiện có của đơn vị.

>>> Đăng ký trải nghiệm ngay

8. Câu hỏi thường gặp

8.1 EOV Water Meter OCR SDK có tự quản lý lịch ghi số không?

Không. SDK tập trung vào chức năng AI nhận diện chỉ số đồng hồ. Việc quản lý lịch, tuyến và danh sách khách hàng thuộc ứng dụng nghiệp vụ của doanh nghiệp. SDK có thể được tích hợp vào ứng dụng đó để bổ sung bước đọc chỉ số tự động.

8.2 Công nghệ AI OCR giúp “đúng chỉ số” như thế nào?

AI nhận diện dãy số trực tiếp từ hình ảnh đồng hồ và trả kết quả lên ứng dụng để nhân viên kiểm tra, thay vì phải nhìn rồi nhập lại toàn bộ chỉ số bằng tay.

8.4 EOV Water Meter OCR SDK có cần Internet để đọc chỉ số không?

Không. Quá trình nhận diện của EOV Water Meter OCR SDK có thể được xử lý trực tiếp trên thiết bị và hoạt động Offline. Dữ liệu có thể được đồng bộ với hệ thống của doanh nghiệp theo kiến trúc ứng dụng khi kết nối mạng phù hợp.

8.5 OCR có giúp phát hiện tiêu thụ bất thường không?

OCR chủ yếu đảm nhiệm việc chuyển hình ảnh mặt đồng hồ thành dữ liệu chỉ số. Để xác định tiêu thụ bất thường, dữ liệu này cần được hệ thống nghiệp vụ đối chiếu với kỳ trước, lịch sử khách hàng hoặc các ngưỡng kiểm soát do đơn vị thiết lập.